初めて歓送迎会の幹事を行うことになったとき、
どんなことに気を付けて何をすればいいのか戸惑いますよね。
最近の幹事は場を盛り上げる司会を行ったり、
余興を演じたりと何でもこなさないといけないイメージがあり、
「不器用だからそんなに色々出来ない・・・」
なんてプレッシャーを感じてしまうかもしれませんが、
幹事本来の役目は会の企画と準備、つまり裏方です。
幹事だからといって司会や余興などを一人で担当することはなく、
最低限、
- 日程調整
- 会場の確保
- 会費の徴収と支払い
- 参加者への連絡と人数確認
- 当日の流れ
これらのことができていれば大丈夫です。
とはいえ、この中でお金関係はもめ事の種になりやすいので、
要点を抑えて、しっかり準備しておくことが重要になります。
歓送迎会の予算はどのくらいが相場？
歓送迎会の開催が決まったら、
大まかな参加人数とその中に占める主賓の人数の把握が重要です。
歓送迎会の規模は予算によって変わりますが、
その予算は参加人数の増減で大きな影響を受けます。
会費は
- 主賓から取らない
- 主賓以外の参加者から集めて全ての支払いをする
というのが一般的で、
参加者一人当たり 3,000円～5,000円 が会費の相場になります。
「徴収した会費×人数」が歓送迎会の予算になりますが、
この予算からはお店のお店の支払いだけでなく、
主賓への贈呈品（花束など）の代金も出すことになります。
参考までに一般的な花束の相場は一人当たり、
- 異動者 3,000円～5,000円
- 定年退職者 5,000円～一万円
となります。
花束の相場について気になる方はこちらもご参考ください。
記念品の贈呈は行っているところとナシにしているところがありますので
そのあたりも含めて上司や先輩に相談してみることをお勧めします。
つまり、歓送迎会の会場となるお店を決めるには、
「贈呈品代×主賓人数（送別者）」を引いた額で
全体の参加人数（主賓＋主賓以外の参加者）一人当たりの予算を出してから
決める必要があることに注意しましょう。
大抵の場合、
お店の相場は一人当たり 3,000円～4,000円です。
ただし主賓人数が参加人数に対して多かったり、
全体の参加人数自体が少ない小規模な歓送迎会になる場合は
一人当たりの会費が5,000円を超えてしまう可能性もあります。
一人当たりの会費が5,000円を超えてしまうと参加者の負担も大きいので、
その場合にはお料理が一人当たり3,000円以下になるよう調整するなど
料理の単価、お店のグレードを落とす必要があります。
会社の経費で補助が出たり、役職者（上司）からの援助が見込まれる場合は
この限りではありません。
また、会社によっては慣習で主賓からも会費を取ることがありますので、
まずは会社がこれまでどんな風に歓送迎会を行ってきたか、
前の幹事や先輩方に確認しておくと良いと思います。
歓送迎会の会費徴収に関する疑問！
会費を徴収するのは主賓を除いた参加者です。
主賓以外の参加者でも、やむを得ず歓送迎会を欠席された方は、
贈呈品代以外の料金を取らないことが多いです。
（欠席者も一律に取る会社もあります）
ただし、当日ドタキャンで歓送迎会を欠席された場合、
お店によっては料金を請求されるケースがありますので、
その場合には欠席者に会費を請求しても仕方ないと言えるでしょう。
理由を伝えれば余程のことがない限り納得してもらえると思います。
会費徴収のタイミング
普通の飲み会であれば、
会の精算時に人数で割って一人当たりの金額を算出しますが、
歓送迎会の場合、
ゲストの分と記念品の代金を参加者で負担することになりますので、
計算がややこしくなる関係上、事前徴収が一般的です。
事前徴収は実際の費用が分からない状態で行うので、
当日を迎えたら「黒字だった」「赤字だった」なんてことはありえます。
予想を立てるのが難しくて嫌だからと後日会費を集めようとする方もいますが
後日徴収だと当日の支払いを立て替える必要が出てきます。
歓送迎会の支払いは十万円を超える場合もあり、
一人で何十万も支払うのは負担が大きいです。
なるべくなら事前に徴収しましょう。
会費の徴収は遅くても歓送迎会の前日です。
当日の徴収は会の進行が遅れたり、
手持ちがないから払えないという方が出てきて、
スムーズにいかないことが多いです。
余裕を持って1週間前くらいにしておくとちょうど良いでしょう。
会費の余剰分を二次会に回す？
徴収した会費が余ったときに二次会で使用するなら、
会費徴収の段階で確認しておくようにしましょう。
幹事の判断で勝手にやると、
二次会に参加しなかった方からクレームが来くることがあります。
必ず事前に承諾を得るようにしてください。
ちなみに会費が足りなかった場合は後日徴収します。
歓送迎会の翌日に会計報告をする
歓送迎会の翌日は、主賓を除いた参加者の方々に、
当日のお礼とお詫びの一言を添えた上で、会計報告メールを送ります。
（会計報告は上司や先輩だけでいいというケースもあります）
会費が不足していた場合には追加徴収があることにも触れておきます。
お金に関することは些細な事でもトラブルに発展しやすいので、
細かなことでもきっちり報告しておいた方が良いと思います。
翌日の対応で幹事がやった方がいいことはこちらで触れています。
歓送迎会の予算まとめ
歓送迎会でおそらく一番幹事を悩ますことになるのがお金の問題です。
どうしようもなく困ったときは上司に相談して、
過去の例がどうだったか尋ねたりしながら
話を進めていくことをお勧めします。
幹事も初めてのときは不安だらけでですが、
事前にしっかり準備しておけば当日も余裕を持って過ごすことができます。
一つずつ不安の芽を取り除いて
素敵な歓送迎会にしてくださいね。