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歓送迎会の幹事で失敗しないための注意点は?翌日のフォローも大事!

投稿日:2018年1月10日 更新日:

歓送迎会の幹事で失敗しないための注意点は?翌日のフォローも大事!

歓送迎会の幹事を初めて任されたとき、

どんなことに気を付けたらいいのか
失敗してしまわないか

心配なことはたくさんありますよね。

今回は幹事に関する様々な失敗談から、
会を仕切るにあたって注意した方がいいことなどをご紹介します。

 

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歓送迎会の幹事でよくある失敗は?

忘年会、新年会などの飲み会や歓送迎会などの世話役をする人を「幹事」と呼びます。
幹事は当日の司会と進行役を兼ねることもありますが、
基本的には会の企画や準備、諸々の手配など裏方を中心に行います。

職場の歓送迎会においては、
それぞれの会社によって伝統や流儀、慣習があります。

なので一概に「失敗」と「成功」の基準は言い切れませんが、
「出席された方々が大いに盛り上がっていた」となれば、
普通は大成功だったといえると思います。

初めて幹事を務める場合には分からないことも多いと思います。
なのでここでは幹事がよくやる失敗とその対応策をいくつかご紹介します。

 

よくある失敗例とその改善策

  • 魚介類メインのお店にしたら、
    魚嫌いの参加者が多くて料理に手を付ける人があまりいなかった。
    →予め参加者の好き嫌いを調べておく
  • 個室をお願いしたが、実際は半個室だった
    →事前に下見する
  • 30人で団体個室予約をしたら、
    部屋がギリギリ30人入れる程度の広さで窮屈だった。
    →事前に下見するか、人数を多めに予約しておく
  • 会費を一律にしたが、役職者は多めに出す会社の風習があった
    →あらかじめ先輩方に前回がどうだったか確認しておく
  • クーポン利用時の料金で会費を徴収したが、
    クーポンを使い忘れて差額を自己負担した
    →クーポン使用の旨を予めお店の人に伝えておく、自分が忘れない工夫をする
  • アルコールNGの人数が多かったため各自注文の飲み放題なしにしたら、
    アルコールの発注数が思ったより多く、予算オーバーした
    →ソフトドリンクの人数が多くても飲み放題プランにする
  • 飲み放題メニューにある瓶ビールではなく、
    生ビールがいいと個別注文者が多く出て当初の予定額より高くなった
    →飲み放題メニューにないものは別料金になる旨を最初から伝える

 

歓送迎会での注意点!

失敗例を踏まえた上で、幹事として歓送迎会に限らず、
イベントごとで気を付けたいのは次の項目です。

 

事前に声かけをする

乾杯や締め、主賓(転出・転入者)の挨拶をしてもらう方へは
事前に声をかけておきましょう。

他の方へ挨拶をお願いする可能性がある場合には、
その旨も伝えておいた方が良いでしょう。

 

上座を確認する

主賓が座る上座を事前にお店の方に聞いておくと良いでしょう。
基本的には入り口から一番離れた席が上座であることが多いのですが、
お店によっては全員の顔が見えるところを上座にしていたりと様々です。

座席表を作る場合は特に、
事前の座席確認が大事になりますので気を付けましょう。

 

開始15分前には到着しておくこと

早い方は10分から5分前にはいらっしゃることがあります。
早めに来ておいてテーブルのセッティング(グラスや皿、箸の数など)に
問題がないか確認しておきましょう。

また、参加者が到着したら順次座席に案内します。

 

司会進行役に徹すること

アルコールを飲みすぎて前後不覚になってしまうような事態は絶対に避けましょう。

人に言われる前に動くことが大事です。
開始時刻に遅れてくる人がいる場合は、
「何人集まったら」「何時になったら」先に始める、など
先に決めて伝えておくのもいいと思います。

会の最中、所在なさげにされている方には声をかけたり、
お酒が飲めない方への気配りも忘れないようにします。

ラストオーダーの連絡や、食後のお茶出しの手配も行います。

店を後にするときは座席に忘れ物がないか、
全員揃っているかの最終確認も行います。

 

会計は最初に行うこと

コース料理、飲み放題プランなどは事前に金額が決まっていますので、
会が終了した後、スムーズに参加者を案内できるように、
会計を先に済ませられる場合は事前にやっておくことをお勧めします。

事前会計ができないお店では、
会の様子を見ながら、時間を取らなくて済むタイミングでしましょう。

 

 

では注意事項に加えて、よく挙がる疑問への回答一例もご紹介します。

 

声を発するときに皆の注目を浴びる方法は?

大きく手を叩くのが良いと思います。
最近はグループラインでメッセージを送るという手もあります。

 

司会の運行で失敗しないか不安なときは?

開会や閉会時の挨拶など、緊張して何を言えばいいか分からなくなりそう!
なんてときには、

カンニングペーパーを作って読み上げるのも一つの手です。

役職者の方だって自分の挨拶の時には
事前にカンニングペーパーを用意して読み上げることがあるんです。

職場の飲み会では言葉遣いのミスが命取りになることもありえるので、
人前で上がってしまう緊張屋なら、読み上げるのが一番です。

事前に台本を準備したのはそれだけ真面目に取り組んでいるものとして
印象も悪くありません。

巻物のように台本を取り出して「コホン」と咳払い、なんていうのも、
軽い笑いがとれて和やかな会になる可能性もあります。

幹事は元々司会の役割とは別物です。

規模や企画によっては幹事が「司会」「お世話役」「余興」を
全て1人でするのは難しいので、役割を振ることも考えてみてください。

 

あがり症なのでちゃんと話せるか不安なときは?

人前に出るのが苦手だからちゃんと話せるか不安
という方もいらっしゃると思います。

そんなときどうすればいいかというと、特別な心構えは必要ありません
大事なことは、

  • 相手の事を気遣う
  • 挨拶をきちんとする
  • わがままで利己的な態度をとらない
  • 笑顔で接する

という当たり前のことです。
笑顔で応対されるだけで相手の印象は大分変わります。

皆から好かれる人なんていません
自分からはどれだけ「皆から好かれている人」と見える人でも
少なからずいい感情を持っていない人がいます。

芸能人などもそうですよね。
皆に人気と言われているアイドルでも嫌っている人はいます。

職場の人間関係ですから、
まずは仕事への責任を全うすることを心がけて
感謝の気持ちを忘れず、誠実に一生懸命、真摯に向き合っていれば、
あなたの良さを認めてくれている人は必ずいると思います。

 

万が一失敗してしまったときの対処は?

失敗への不安が大きいのは自分に自信がないからです。
自分に自信のある人は実力のあるなしに関わらず、前向きに考えます。

例えば、

  • 集金の段取りが悪かった
    →次回は飲み会前に回収しよう
  • お店が狭すぎた
    →もう少し広めの店を調べておこう
  • 参加者にあまり声をかけられなかった
    →次はタイミングみてお酒を注いでまわろう

など、反省と同時に次はどうしたらいいか考えれば
その都度成長して自分に自信もつきます。

失敗は何よりの教科書です。
ピンチはチャンスとも言えますので、
落ち込むのではなく次への改善策が学べる機会としてポジティブに捉えましょう。

周りへの印象が気になるかもしれませんが、
自分が気にする程、周りの人は覚えていません

どうしても気になるようであれば次に会ったときに、

「あまり覚えていないのですが、失礼なことはありませんでしたでしょうか?
すみませんでした」

と先手を打って謝りましょう。

誰かを批判したり、喧嘩をしたのでなければ
多少の失敗は大丈夫だと思います。

仕事に対する姿勢で反省している姿を見せるのも一つです。
それでも落ち込むようなら、
次回からは控えめかつ用意周到に準備されたらいいと思います。

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歓送迎会の幹事は翌日のフォローもしっかりすること!

職場の歓送迎会での幹事は、無事に閉会した後もやることがあります。

 

参加者の方々へ感謝の気持ちを込めてお礼を言う

まずは幹事を温かく見守ってくれた上司や先輩方へ、
翌日顔合わせたときにお礼を伝えることです。
これが終わるまでは幹事の仕事も終了したとは言えません。

心からの感謝の気持ちを伝えましょう。

ちなみに、あなたを幹事に指名した方や主賓の方、
会で挨拶を担当してくれたり、手伝ってくれた方々に対しては、
基本的に直接会ってお礼を伝えるのが望ましいです。

出張や休暇などで不在のときは、お礼のメールを迅速に送りましょう。
後日顔合わせたときに改めてお礼を伝えるのがベストです。

お礼の内容はそんなに難しいことではありません。
笑顔でストレートに

「お忙しい中、ご参加いただき、誠にありがとうございました」

と伝えましょう。

 

お礼に続けてお詫びをする

感謝だけでなく、お詫びも一緒に伝えます。

完璧な段取りを完遂できる幹事は稀です。

具体的にどんなミスがあったか自分では心当たりがなくても、
「至らないところ」を参加者の方々に見せてしまった可能性があります。
謙虚に「至らないところがありました」と自己申告しておく方が無難です。

シンプルに

「至らないところが多く、申し訳ありませんでした」

と書いておきましょう。これは様式的なものでもあります。

ミスの自覚がある場合はそのことに触れてお詫びします。
ただあまり長々書くと読む人も嫌になってしまうので
文章が重くならない程度に留めましょう。

 

会費をもらっていない人に請求する

歓送迎会の会費をまだ払っていない参加者がいたら、
翌日のうちに会いに行き、
お礼とともに支払ってもらうようにしましょう。

時間が経つと、こちらも言い出しにくく、
余計お願いしづらくなるので早々に済ませてしまいます。

 

会計報告をする

幹事は会計のとき、誰がいくら払ったか正確に記録する必要し、
上司や先輩方へ精算が問題なく終了したことを伝えます。

会計を明瞭化させることによって、

  • 会費が適性であったこと
  • (会社の経費から出ている場合は)経費が適正に使用されたこと

このことを共有するためです。
この報告は、同時に幹事が立派に務めを果たしたという証明でもあります。

 

歓送迎会の幹事まとめ

初めて幹事を務める場合は会の進行や段取りに慣れず、戸惑うでしょうが、
何度か経験すればすぐに上手になります。

大事なことは、振り返って改善点を整理することです。

こういった経験は後々必ずあなたの役に立ちますので、
翌日のフォローまで気を抜かず頑張ってください。

幹事に関してはこちらの記事もご参考ください。
歓送迎会で乾杯や締めの挨拶は誰がする?
主賓の会費や欠席はどう対処したらいい?

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