異動シーズンに歓送迎会を行う会社も少なくありません。
初めて歓送迎会の幹事を任されたときは
どんなことに気を付けたらいいのか心配事はたくさんありますよね。
今回は中でも主賓に関わるお悩みで代表的な
- 主賓から会費は徴収するのか
- 欠席の連絡を受けたら日程は調整し直した方がいいのか
など、気を付けた方がいいことについてお話します。
歓送迎会で主賓の会費は徴収する？
通常の飲み会ならば平等に会費を徴収するものですが、
来賓として招いた場合は、主賓の会費はナシにします。
役職のの高い方が栄転されたり、定年退職される場合には、
主賓でもお気持ちでお包みされることもあります。
一般社員の方でも、
お世話になったお礼として菓子折りやハンカチなど渡されることは多いです。
逆に言えば、
「主賓で招待されるから」と菓子折りなどを用意されている方もいらっしゃいます。
その場合に会費を徴収すると、
「会費＋お菓子代等」となり、お相手に大きな負担をかけてしまいます。
主賓から会費をいただかないのが一般的です。
ただし、会社の慣習や参加人数などによっては、
主賓から会費をいただく場合もあります。
主賓から会費を徴収するケース
主賓から会費を徴収する場合で多いのは、
- 「参加者全員から平等に会費を徴収する」と慣習で決まっている場合
- 主賓の人数が多くて会費が高くなってしまう場合
- 歓送迎会だけでなく他の行事も兼ねている場合
この3パターンです。
慣習で決まっている場合
それぞれの会社や組織、または地域性によって、それぞれの「慣習」があります。
過去の歓送迎会では主賓の会費をどのように取り扱ってきたのか踏まえた上で、
「主賓も会費を徴収する」というのであれば、
同じように対応されるのが良いでしょう。
以前どうしていたか分からない場合には、
過去の幹事にこそっと尋ねてみたり、先輩や上司に確認すると良いと思います。
主賓の人数が多い場合
歓送迎会の参加者も、主賓1人に対してその他20人であるなら
参加者一人当たりにかかる主賓の会費も少額で済むので良いですが、
例えば
主賓4人に対してその他6人、なんてケースだと、
主賓4人分の会費を6人で割るのは、
一人当たり1万円を超えるケースもありえます。
この例えは極端ですが、
こういった人数比は歓送迎会シーズンに人事異動が多かった場合、
実際にありえるケースです。
1人当たりの会費として高額になり、
また会社から補助もない場合には
主賓の方にも同額または多少の会費をいただくようにすることがあります。
他の行事も兼ねている場合
歓送迎会だけでなく、「暑気払い」や「忘年会」「新年会」など
他のイベントごとと兼ねている場合には
「歓送迎会」がメインとは言い切れない部分もあるので、
会費を徴収したこともあります。
会費の額は、主賓なので控えめにと額を調整することもありますし、
「お気持ち」をお包みさせるのを申し訳なく思って
全員同額の会費制にしてしまう例もあります。
二次会での会費は？
一次会では主賓から会費をいただかないのが一般的ですが、
二次会の会費は場合によります。
二次会については
- まったく徴収しない
- 少しだけいただく
- 平等に割り勘にする
この3パターンに分かれます。
私の印象としては、
主賓の会費を「全くのタダ」とするケースは少なめです。
二次会になると参加者も有志になるので、
会計では主賓ということを考慮せず頭数としてカウントし、割り勘にします。
割り勘にしない場合でも主賓の方から、
「先程（一次会）は皆さんにご馳走していただきましたので」と
寄付していただくことの方が私の経験上では多かったです。
参加しなかった別の歓送迎会では二次会費用は
全て主賓持ちだった、なんて話も聞きました。
二次会に関しては幹事の管轄ではなくなりますので、
参加された方々で決めるので良いと思います。
歓送迎会で主賓が欠席になりそうなときは？
歓送迎会には主賓も他の参加者も皆の都合が合う日にするのが理想です。
ですがそれぞれ家庭の事情などもありますし、
都合がつかない方が出てしまうのは仕方がない部分もありますよね。
では主賓が欠席となってしまう場合はどうでしょうか？
この場合も仕方ないで済むかというと
ケースバイケースになります。
一般的な歓送迎会の日程調整は、
「主賓」から「上司(役職者)」の順に予定を確認して確定
とします。
なので多くの場合は主賓の日程が合う日に設定されているはずですが、
事前に確認していても、
「身内に不幸があって・・・」
など諸々の事情で都合が悪くなってしまうことはあります。
そういった場合は主賓が出席できる日に再調整するべきかというと、
必ずしもそうではありません。
例えば、
- 主賓の人数が多く、欠席になる主賓が僅かな人数の場合
- 欠席する主賓が送迎される方だった場合
- 一度延期になっているので再調整が難しい場合
こういったときには日程を変更せずにそのまま歓送迎会を行うことの方が多いです。
主賓が6人いて、欠席する主賓が1人なら、
また日程調整するのが難しいこともあるので
日程を変更せず開催した実例があります。
また、欠席する主賓が送迎される場合は
「その職場を辞めて行く人間の欠席」とも言え、歓送迎会は成り立つので
「欠席は仕方ないのでそのまま開催しよう」となることもあります。
一度延期になっている場合も、
内部（社会）の人間の日程優先で決められることがあります。
いずれの場合も欠席する主賓から
「日程変更せずそのまま開催して欲しい」という要望と、
上司（役職者）の了承をいただくことは必須です。
主賓が1人でも欠けるのは良くない、という方もいらっしゃるので
その場合には皆の都合が合うまで調整を繰り返します。
主賓に欠席が出るときに日程を再調整するかどうかは、
上司の考え方によっても変わってきますので、
現状を上司にありのまま伝えて、
主賓の欠席があっても開催するか、日程を再調整するか、
上司の判断を仰ぐので良いと思います。
主賓の中には「出たくない」という考えの方も・・・
主賓の中には「歓送迎会に絶対出たくない」という考えの方もいます。
欠席の返事をいただいた際には、
実際のところ歓送迎会への出席をどう考えているのか、
本音をそれとなく探り、ある程度相手の考えに予測を付けた上で、
「主賓が欠席になるので、日程を変更しようと思う。いつなら参加できるか」
という主旨ののお伺いを内々に立ててみましょう。
相手が「歓送迎会には出たくない」と思っているならば、
お断りの言葉から暗に出席したくない旨を伝えてくるでしょう。
本当にスケジュールが悪いならば、
具体的に都合の良い日を回答してくれます。
歓送迎会で気をつけること！
歓送迎会のやり方はその会社によっても様々です。
一番間違いないのは、
幹事経験のある先輩社員に以前どうやったか教えてもらうことです。
ただ、前の幹事が異動してしまったなど、
教えてもらう相手がいないケースもありえますので、
参考までに、気を付けることのポイントと合わせて流れをご紹介します。
まずは参加者の人数を把握する
主賓の人数と、歓送迎会に出席するであろう人数の把握を最優先にします。
どの範囲まで声をかけたらいいかは、上司に相談して決めると良いでしょう。
この時点では案内をする人の把握までに留めます。
日程を調整する
主賓、上司の順に日程調整のお伺いをします。
どうしても皆の予定が合わない場合には上司に相談して判断を仰ぎましょう。
お店を選ぶ
前幹事がいれば
- おすすめのお店
- 前回はどんな基準でお店を選んだか
を聞きます。これは同僚や先輩に聞くのもありです。
また、同時に歓送迎会の主賓には何が食べたいか聞いておきます。
お店選びのポイントはまた後で。
お店の仮予約をする
会場を決めたら速やかに仮予約します。
予約する時は、キャンセルになったとき気まずいので個人名をお勧めします。
この時点では人数が確定していないのでおおよその人数で抑えます。
歓送迎会の案内を送る
歓送迎会の日程とお店が決まったら、案内を作って参加の出欠を取ります。
送る時期は1ヶ月前から、遅くとも2週間前には送りましょう。
一週間前や数日前など直前に送ると、
「直前に言われても予定がある」
とお断りする方が多くなる可能性があります。
お店に参加人数を連絡する
人数が決まりましたら、1週間程度前に予約した店へ参加人数をお知らせします。
また、追加とキャンセルはいつまで可能かも確認しておきましょう。
お店を選ぶポイント
お店を選ぶときに気を付けることは、
- 料理のバリエーションは多いか
- 個室または半個室があるか
- 交通の便が良い駅にあるか、駅からの距離が近いにあるか
- 選んだお店で良いか上司に相談する
といったことが挙げられます。
料理のバリエーションは多いか
魚介類専門店など特定の食材をメインに扱うお店の場合、
魚介類が苦手な方は「食べられるものがない」など困ることがあるため、
肉、魚、野菜と様々な食材を扱う店をチョイスしています。
主賓に苦手な食材・料理があるなら、それらを扱う店も避けます。
個室または半個室があるか
隣に座った相手の話し声が聞こえない、なんてケースはよくあります。
そうならないように余計な声や音が入らない個室もしくは半個室が良いと思います。
また、足が悪い方のために、椅子や堀こたつのあるお座敷が良いでしょう。
交通の便が良い駅にあるか、駅からの距離が近いにあるか
職場の近くだったり、交通の便が良いかもポイントにします。
選んだお店で良いか上司に相談する
お店の候補が決まったら、上司に相談しましょう。
幹事の選ぶんだ店を上司が気に入らないので直前に変更した、
なんて実例もあります。
開催直前のトラブルを避けるためにも確認しておいた方が良いでしょう。
歓送迎会 主賓のまとめ
歓送迎会は会社によって様々な独自ルールがある場合もあります。
慣習を知らないがために失礼をしてしまった、なんてことにならないよう、
身近な同僚や先輩、上司に相談しながら話を進めましょう。
乾杯や締めの挨拶についても気になる幹事さんはこちらもご覧ください。
主賓だけでなく参加者の中でも、
正規社員と非正規社員（派遣）で会費は同じなのか
などの疑問や不満点があります。
過去に主賓や役職差、性差などで会費を「無料」または「安く」していた場合には
勝手に変えると騒動の種になることもあります。
参加された皆さんが楽しい会だった、と思えるように頑張ってください。